Ifølge selskabsloven § 115 er det bestyrelsens opgave at varetage den overordnede strategiske ledelse samt sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. Forenklet betyder det, at bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager af større betydning for selskabet, og at bestyrelsens eneste fokus skal være at fremme selskabets virksomhed. Desuden har bestyrelsen ansvaret for, at bogføring og regnskabsaflæggelse kører på rette vis, og der modtages den nødvendige rapportering om selskabets finansielle forhold. Desuden skal den tilstrækkelige likviditet til at opfylde selskabets forpligtelser være til stede.
Men der er en række praktiske tilgange til bestyrelsesarbejdet, som hermed skal beskrives nærmere, og det enkelte bestyrelsesmedlem får dermed en tjekliste i forhold til sit bestyrelsesarbejde.
Rammerne skal være i orden
Der er en række formalia, som er nødsaget til at være på plads for at sikre det gode bestyrelsesarbejde. Der skal være en gennemarbejdet indkaldelse til bestyrelsesmødet, hvor typisk kvartalsrapportering for virksomheden skal være bilagt. Punkterne der behandles, kan følge en standard dagsorden, men skal være specifikke, hvis der er decideret beslutninger, som skal træffes. En standard dagsorden kan f.eks. være således:
1. Godkendelse af referat
2. Actionpoints
3. Økonomi
4. Investeringer
5. Personale
6. Årsplan
7. Eventuelt
De enkelte punkter giver sig selv, bortset fra ”Actionpoints”, der dækker de opgaver, som eks. direktionen, et bestyrelsesmedlem eller revisor har jf. tidligere beslutninger. ”Årsplan” dækker de ambitioner, der er i denne regnskabsperiode. Det vil sige, at punktet skal sikre en opfølgning og fremdrift, også på den strategiske dagsorden.
Kend dine hegnspæle
Det enkelte bestyrelsesmedlem skal for at bevare sin integritet stå fast på principielle synspunkter om ”ordentlighed”. Er et punkt ikke tilstrækkeligt belyst, så er det ikke forsvarligt at træffe en afgørelse. Man skal som bestyrelsesmedlem kræve at få de nødvendige punkter behandlet, og der skal tilvejebringes materiale, således beslutninger bliver truffet på et ordentligt og gennemarbejdet grundlag. I praksis ser man ofte, at der sløses, og det fungerer ikke. Det er op til det enkelte bestyrelsesmedlem at stå fast på principperne.
En god forretningsorden
Brug tid på forretningsordenen og vær på den måde med til at sikre et godt samspil mellem de enkelte medlemmer. Det er bestyrelsesformandens opgave at sikre værdiskabelse og sammenhold i bestyrelsen. Formanden skal bringe alle kompetencer i spil og skal sikre en forretningsorden, der overholdes, og som har fornuftige punkter i relation til indkaldelse, materiale, mødehyppighed, fravær etc.
Lovligt forfald
Sygdom er enhver mands herre, siger man, og det er også fuldstændig rigtigt. Man skal have respekt for, at et bestyrelsesmedlem kan have forfald, og forretningsorden skal gribe de udfordringer, det kan medføre for beslutningsdygtighed. Helt generelt kan man nævne, at bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af bestyrelsen er til stede, men vedtægterne kan have særlige vedtagelser om dette forhold. Der kan f.eks. være bestemt at 2/3 af medlemmerne skal være til stede eller endnu flere i meget store bestyrelser.
Walk the talk
Det er helt afgørende, at bestyrelsesarbejde tilrettelægges på en gennemsigtig og forudsigelig måde, og derfor er formen ganske vigtig. Når den er på plads, så er rammen skabt for det gode sammenhold i bestyrelsen og dermed for de gode og velovervejede beslutninger. Det ligger heri, at de ambitioner, man har, som bestyrelsesmedlem, skal vises i praksis. Hvert enkelt medlem skal dokumentere og virkeliggøre, at de ambitioner man har om at deltage aktivt i et godt bestyrelsesarbejde.
Nøgletal og rapportering
Pas på, når du sidder i en bestyrelse. Definer tidligt hvilken rapportering, der skal være ved hvert bestyrelsesmøde. Det er en god tommelfingerregel altid at sikre, at der er en kvartalsrapportering inklusiv oplysninger omkring selskabets likviditet. Det er et stort ansvar at følge op på selskabets drift og den nødvendige likviditet. Loven siger, at der skal være den nødvendige likviditet til at kunne betale både nuværende og fremtidige forpligtelser. Der mangler retsafgørelser, som udstikker rammerne for dette ansvar, men det er i hvert fald en løftet pegefinger, og noget der gør, at enhver bestyrelse skal engagere sig i rapporteringen og have et samarbejde med direktøren, der er ansvarlig for at levere materialet.
Brug ekstern rådgiver
Det skal være tilladt at rejse hånden og sige, at man har brug for hjælp og ekspertviden for at træffe den rigtige beslutning. Hvis man har et godt og tillidsfuldt samarbejde, så respekterer de enkelte medlemmer, at det naturlige udgangspunkt er, at man ikke kan være ekspert på alle områder, og det af og til kan være nødvendigt og fornuftig at læne sig op ad ekspertviden udefra. En godt ledet bestyrelse tager vel imod synspunktet om at få en ”second opinion” eller et egentligt notat om et givet punkt, før der træffes endelig beslutning. Det er nødvendigt at sige fra, og det skaber respekt. Det er i den ånd bestyrelsesarbejde skal foregå. Tid og omkostninger herved kan dog være en faktor.
Transparent honorering og medlemskab
Det er vigtigt at sikre en god og åben afregningskultur omkring bestyrelseshonorar. Det er ofte en god ide at fastsætte et månedshonorar, idet man skal sætte sig i virksomhedens sted. Det er rart at kende sine udgifter, og det er det også for virksomheden. Såfremt der månedsbetales det vedtagende honorar, så vil virksomheden altid kende sine udgifter og kan kun ”skylde en måned”. Alle medlemmer skal respektere, at det er generalforsamlingen, der beslutter, hvornår og hvor længe man sidder i en bestyrelse, og der er ingen grund til at hænge fast, hvis ikke man har den gode og brede opbakning.