Du har sikkert hørt om det, læst om det, lavet politikker, og fået styr på teknikken omkring lovkravet om tidsregistrering, som trådte i kraft den 1. juli 2024. Hvad der skal registreres og hvordan er beskrevet i min kollega, advokat Dorthe Westerdahls artikel Er du som arbejdsgiver klar til at dine ansatte skal tidsregistrere?
MEN – har du også fået styr på retsgrundlaget for, at du som arbejdsgiver kan pålægge dine medarbejdere at tidsregistrere, og at du kan benytte de ansættelsesretlige sanktionsmuligheder, hvis en eller flere af dine medarbejdere ikke (vil) tidsregistrere(r)?
Arbejdstidsdirektivgennemførelsesloven (Arbejdstidsloven) pålægger arbejdsgiveren en pligt til at indføre et system til tidsregistrering, men ikke en pligt for arbejdstager til at benytte systemet. Du skal derfor – som arbejdsgiver og ved brug af din ledelsesret – pålægge dine medarbejdere en pligt til at tidsregistrere.
I advokat Dorthe Westerdahls artikel oplistes der 2 alternativer til, hvordan du kan pålægge dine medarbejdere en sådan pligt:
- Skriv det ind i personalehåndbogen, eller
- Lav et tillæg til ansættelseskontrakten
Ad 1 – Personalehåndbogen
Har du i forvejen en personalehåndbog i din virksomhed, og henviser ansættelseskontrakterne til, at der også er vilkår heri, som er gældende for ansættelsesforholdet, så kan du lave et afsnit i personalehåndbogen, hvor du redegør for kravet om tidsregistrering, og hvordan I konkret gør det i jeres virksomhed, alternativt kan du henvise til den politik, I måtte have lavet om tidsregistrering.
Du skal også i personalehåndbogen gøre det tydeligt, at alle medarbejdere har pligt til at tidsregistrere, og at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis kravet om tidsregistrering ikke overholdes. Du behøver ikke redegøre nærmere for hvilke konsekvenser, det vil have, da det vil være en konkret afvejning om grovheden, gentagne undladelser på trods af påmindelser osv., men det er også en mulighed konkret at beskrive, hvilke typer ansættelsesretlige konsekvenser det kan få, herunder forskellen på en ”førstegangsforseelse” og gentagne tilsidesættelser af pligten til at tidsregistrere.
Ad 2 – tillæg til ansættelseskontrakten
Den mest direkte form er at lave et tillæg til hver enkelt ansættelseskontrakt, hvor pligten til at tidsregistrere og de ansættelsesretlige konsekvenser af ikke at gøre det beskrives for den enkelte medarbejder.
Formalia for et tillæg til en ansættelseskontrakt er, at det skal indeholde navn på arbejdsgiver og arbejdstager, henvise til den oprindelige ansættelseskontrakt (og evt. tidligere tillæg) bl.a. ved angivelse af dato for underskrifter, ligesom tillægget skal være dateret og underskrevet af både arbejdsgiver og arbejdstager. Arbejdstager skal naturligvis have udleveret et underskrevet eksemplar.
Har du medarbejdere, som ikke er omfattet af kravet om tidsregistrering (selvtilrettelæggere), så har du ved at vælge denne model også mulighed for konkret at beskrive, hvorfor du/I finder, at lige præcis denne medarbejder er selvtilrettelægger og dermed undtaget. Dette vil vise, at der ikke er tale om en forglemmelse, når den pågældende medarbejder ikke har tidsregistreret i henhold til arbejdstidsloven. Hvorvidt man vil komme frem til, at I har ret i, at den pågældende er selvtilrettelægger er en anden sag.
Vælger du at lave tillæg til alle ansættelseskontrakter, kan der passende samtidig laves et kvalitetstjek af ansættelseskontrakterne og derved bl.a. kontrolleres, om kontrakterne overholder minimumskravene i lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår, som trådte i kraft den 1. juli 2023. De krav kan du læse mere om i min kollega, advokat Winnie Bech Røddik Friis’ artikel Hvad betyder den nye lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår?
Der er – som det også nævnes i artiklen – ikke krav om ansættelseskontrakter fra før den 1. juli 2023 lever op til lovens krav, medmindre medarbejderen konkret beder om det.
Har du endnu ikke fået skrevet pligten til at tidsregistrere ind i kontraktsgrundlaget med dine medarbejdere, og har du brug for rådgivning i forbindelse hermed, så tøv ikke med at tage fat i mig eller en af mine kollegaer hos Ret&Råd Advokater.
Du kan læse den ændringslov til Arbejdstidsloven, som trådte i kraft den 1. juli 2024 her.